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Aktuelle Urteile aus der Rechtsprechung

Nicht vergessen: Frist für Nebenkosten-Abrechnung endet an Silvester
22.12.2015 00:04 (608 x gelesen)

Nicht vergessen: Frist für Nebenkosten-Abrechnung endet an Silvester

Mit den Nebenkostenabrechnungen für Ihre Mieter dürfen Sie sich vergleichsweise viel Zeit lassen. Aber irgendwann rückt auch hier die Abgabefrist immer näher. Das ist aktuell der Fall. Konkret: Spätestens Ende Dezember sollte Ihre Nebenkosten-Abrechnung für das Jahr 2014 beim Mieter sein. Sonst verlieren Sie jeden Anspruch auf Nachzahlung gegenüber Ihren Mietern...



Gesetzliche Regelung zuungunsten der Vermieter

Bedauerlicherweise dürfen Sie den Umkehrschluss aus dieser Regelung nicht ziehen: Nämlich, dass Sie den Mietern keine Nebenkosten-Erstattung mehr leisten müssten, wenn Sie sich mit der Abrechnung bis zum Januar 2016 Zeit lassen. Das ist nämlich nicht so - Sie sind trotzdem in der Pflicht. Durch eine unpünktliche Abgabe können Sie als Vermieter oder Verwalter eines Mietobjekts also nur verlieren.

Übrigens wäre theoretisch auch ein anderer Abrechnungszeitraum möglich, also beispielsweise von Anfang Juli eines Jahres bis Ende Juni des nächsten. De facto tun Sie aber gut daran, sich ans Kalenderjahr zu halten. Denn die Strom-, Fernwärme- und Gasversorger, die Versicherungsunternehmen und die kommunalen Gebührenstellen rechnen üblicherweise ebenfalls nach Kalenderjahren ab. Es würde für Sie nur unnötig viel Arbeit bedeuten, deren Rechnungen und Gebührenbescheide auf einen anderen Abrechnungszeitraum aufzuteilen.

Eine Nebenkosten-Abrechnung zu erstellen, macht wohl den wenigsten Vermietern und Verwaltern Spaß. Da liegt die Versuchung nahe, das bei langjährigen Mietverhältnissen nur alle zwei oder gar drei Jahre zu tun. Das dürfen Sie allerdings nicht. Der maximale Zeitraum, über den sich eine Nebenkosten-Abrechnung erstrecken darf, beläuft sich auf 12 Monate. So will es das Gesetz.

Achten Sie auf rechtzeitigen Zugang

Wann gilt eine Nebenkosten-Abrechnung als rechtzeitig zugegangen? Eigentlich sollte man ja meinen, dazu reicht es, wenn Sie den Brief in den letzten Dezembertagen in den Briefkasten der Deutschen Post werfen, damit er am 31. Dezember zugestellt wird. Das Problem ist aber: Manchmal brauchen Briefe länger. Und wenn der Mieter dann behauptet, das Schreiben erst im Januar des darauffolgenden Jahres erhalten zu haben, ist es zu spät: Ihre Ansprüche auf Nachzahlung sind dann womöglich perdu, zumal Sie den rechtzeitigen Zugang nicht beweisen können.

So war es auch in einem Fall, über den der Bundesfinanzhof entschied: Das rechtzeitige Absenden der Nebenkosten-Abrechnung am 21. Dezember genügte den Richtern nicht als Beweis. Es kam auf den rechtzeitigen Zugang an, und den konnte der Vermieter nicht beweisen. Folge: Der Mieter musste die Nachzahlung nicht leisten (BFH, 21.01.2009, Az. VIII R 107/08).

Einwurf-Einschreiben sichert Zustellungs-Nachweis

Falls Sie frühzeitig genug dran sind, versenden Sie Ihre Nebenkosten-Abrechnung via Einwurf-Einschreiben. Der Postbote notiert dann Datum und Uhrzeit des Einwurfs, und Sie haben damit den Beweis für die fristgemäße Zustellung. Sie müssen aber wissen: Die Post transportiert solche Einschreiben auf gleichem Wege wie normale Briefe. Und das heißt: Auch hier kann es zu Verzögerungen kommen, und der Zustellungsbeweis nützt Ihnen nichts, wenn das Schreiben doch erst im Januar des neuen Jahres ankommt.


Notfalls beauftragen Sie besser einen Kurier. Oder Sie schicken die Abrechnung mit DHL Express Brief an Ihren Mieter. Das kostet (bis 50 Gramm) 9,90 Euro, wenn Sie zudem die Uhrzeit der Zustellung vorgeben (9 Uhr, 10 Uhr oder 12 Uhr), wird’s teurer. Aber damit stellen Sie auch in Zeitnot sicher, dass Ihre Ansprüche auf Nebenkosten-Nachzahlung nicht durch Fristversäumnis verlorengehen.


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